Där tar det oftast stopp.
Förvaltaren har ett golv som behöver åtgärdas. Hen har gjort bedömningen att materialet är intakt, ytbehandlingen förbrukad och att renovering är rätt val. Kostnaden blir hälften av ett byte. Stilleståndstiden kortas från veckor till dagar.
Så förvaltaren ringer upphandlingsenheten. Svaret är kort: “Det ligger inte i vårt ramavtal.”
Där tar det oftast stopp. Beslutet går tillbaka till golvbyte. Inte för att någon är emot renoveringen, utan för att ingen ser en snabb väg framåt.
Men ramavtalet är inte hindret. Det finns tre vägar runt det. Alla är tillåtna enligt LOU. Alla används rutinmässigt i andra delar av kommunens verksamhet.
Varför ramavtalen ser ut som de gör
Ramavtal för golvarbeten skrevs när golvrenovering som färdig tjänst till offentlig sektor ännu inte fanns på marknaden. Kravspecen beskriver rivning, installation och avfallshantering, alltså byte av golv. Avtalen gäller i tre till fyra år.
När en ny kategori växer fram parallellt med en etablerad hamnar den utanför det som redan är upphandlat. Kravspecen hinner inte ikapp verkligheten förrän avtalet omförhandlas.
Det innebär att upphandlingsenheten har formellt rätt när de säger “det ligger inte i avtalet”. Men det är inte slutet på dialogen. Det är början.
Väg 1: Underleverantör genom befintlig ramavtalsleverantör
Den snabbaste vägen är att låta en leverantör som redan finns i ett ramavtal anlita renoveringsleverantören som underleverantör.
Konstruktionen används dagligen i bygg och fastighetsservice. Ramavtalsleverantören, till exempel er serviceentreprenör, står formellt som leverantör mot kommunen. Underleverantören utför arbetet. Fakturan går genom huvudleverantören.
För er som förvaltare innebär det att avtalsstrukturen inte behöver röras. Upphandlingsenheten behöver inte granska eller godkänna ett nytt avtalsförhållande.
Fungerar när: En huvudleverantör redan arbetar löpande i era fastigheter. Verifiera att standardavtalet tillåter underleverantörer för den typ av arbete det gäller.
Väg 2: Direktupphandling av enskilda objekt
Direktupphandlingsgränsen i LOU är 700 000 kr per upphandling och är fastställd i lagen. Enskilda golvrenoveringar i offentliga lokaler ligger typiskt långt under den gränsen.
Det innebär att varje enskilt projekt — skolans korridor, vårdboendets matsal, förskolans samlingsrum — kan köpas direkt. Ingen annonserad upphandling. Ingen ramavtalsändring.
Direktupphandling är inte fritt. Kommunens egna direktupphandlingsrutiner gäller: dokumentation, diarieföring och prisjämförelse mellan flera leverantörer när det är möjligt. Men processen är väsentligt snabbare än en formell upphandling.
Fungerar när: Enstaka åtgärder som behöver genomföras inom några veckor. Inte för löpande eller storskalig verksamhet, då behövs väg 3.
Väg 3: Inkludera renovering i nästa ramavtal
Den långsiktiga lösningen är att skriva in golvrenovering som separat kategori vid nästa ramavtalsperiod. Ramavtal omförhandlas vanligen vart tredje eller fjärde år. Fönstret öppnar sig alltså regelbundet.
För att det ska hända behöver någon driva frågan internt mot upphandlingsenheten. Kravspecen behöver också skrivas så att renovering blir ett upphandlingsbart alternativ med definition av metod, kvalitetskrav, dokumentation och prisstruktur.
De kommuner som idag arbetar systematiskt med renovering har typiskt gått igenom alla tre faserna i tur och ordning. De började med ett projekt via direktupphandling. När resultatet höll gick de vidare via underleverantörsspåret. När ramavtalet omförhandlades blev renovering egen kategori.
Fungerar när: Ni har 12–18 månaders framförhållning innan nästa omförhandling och gärna ett eller två genomförda projekt att referera till.
Så väljer ni väg
Två saker avgör valet: projektets storlek och tidsplanen.
- Enskilt projekt, snart: Direktupphandling
- Befintlig serviceentreprenör i fastigheten: Underleverantör
- Flera projekt per år, nästa ramavtal på väg: Skriv in renovering i det nya avtalet
De tre vägarna utesluter inte varandra. Det vanliga mönstret är att börja med väg 1 eller 2 för ett eller två projekt och bygga intern erfarenhet. När kravspecen sedan ska revideras läggs renovering in som egen kategori.
Slutord
“Det ligger inte i vårt ramavtal” är ett korrekt svar på en felställd fråga. Frågan är inte om åtgärden finns i avtalet. Frågan är vilken inköpsväg som passar det aktuella projektet.
Om ni står inför ett golv som behöver åtgärdas — titta först på storleken och tidsplanen. Svaret ligger där, inte i ramavtalet.
